Anno nuovo, ufficio nuovo? Per molti è così.
Tra ingrandimenti, ridimensionamenti, o semplicemente, per trovare un luogo che ci faccia lavorare meglio: sono molte le ragioni che ci portano a cambiare studio, o ufficio.

Ma come organizzare questo trasloco, così diverso dal trasloco di casa, nel migliore dei modi e senza perdersi nulla? Ve lo spieghiamo in questo nostro nuovo articolo, differenziando tra il trasloco ufficio fai-da-te,  e il trasloco ufficio curato da un’azienda professionista.

Il trasloco ufficio fai-da-te

Sono diverse le motivazioni che possono portare a scegliere, per il proprio studio o ufficio, il trasloco fai-da-te: poche cose da trasportare, un aiuto dai propri colleghi e collaboratori o, semplicemente, il desiderio di “sporcarsi le mani” e vivere in prima persona questa esperienza.

Come muoversi, quindi, evitando stress inutili o intoppi burocratici?

  • Datti tempo! Per l’organizzazione fai-da-te di un trasloco ufficio (così come di un trasloco casa) non bastano due settimane: possono infatti servire un paio di mesi dopo aver trovato l’ambiente che più si confà ai gusti e alle necessità dell’attività. Per questo, organizzati per tempo con liste e ruoli. Inoltre, fai un inventario di ciò che verrà nel nuovo ufficio, e ciò che è destinato a essere buttato.
  • Il tuo team: collaboratori e dipendenti. Un trasloco ufficio potrebbe essere davvero un attività di team building interessante. Ad ogni modo, per garantire la massima efficienza, potrai chiedere a ogni tuo collaboratore di fare una cernita dei propri materiali di lavoro e privati: dal pc aziendale, ai documenti, fino agli oggetti personali nelle scrivanie e armadietti. Sarà un’ottima occasione per liberarsi di oggetti vecchi, dando il benvenuto a quelli nuovi.
  • Occupati subito delle operazioni burocratiche: innanzitutto, prima di inscatolare pratiche e modelli, e prima di pensare all’organizzazione del nuovo ufficio, cancella la vecchia pertinenza, e dichiara la nuova sede dell’attività, magari con l’aiuto del commercialista!
  • Occupati delle utenze: cancella le vecchie, o trasferiscile. Occupati, in particolare, della luce, del gas, e soprattutto del telefono e di internet, la cui attivazione richiede in genere un po’ di tempo in più. Così, potrai entrare nel tuo nuovo ufficio organizzando il reinserimento dei materiali, e avendo la possibilità di ricominciare a lavorare nel più breve tempo possibile.
  • Organizza il trasloco ufficio con i tuoi colleghi: create insieme una mappa del nuovo studio, per la disposizione di librerie, archivi, macchinari, come stampanti, microonde, macchina del caffè – e per disporre le scrivanie nel modo più sinergico possibile. Inoltre, prima del montaggio dei mobili devi aver già definito la mappa di come sarà il tuo ufficio: pianifica con largo anticipo dove saranno montate le scrivanie, stampanti e fotocopiatrici, eventuali macchinette del caffè… ti permetterà di dare delle informazioni ben chiare quando la ditta di traslochi sarà sul posto.  Così, quando arriverà il momento di rimontare i mobili e di riorganizzarsi, potrai contare su un piano efficiente e ordinato.
  • Gli scatoloni: documenti vecchi, documenti in essere, contabilità; lavori in essere, in arrivo e vecchi, hard disk e faldoni. Quanto materiale! Tu e il tuo team potreste prendervi un pomeriggio per passare in rassegna l’intero materiale per catalogarlo, o per verificare che serva ancora. Una volta diviso, potrete ricollocarlo nel nuovo spazio a seconda dei bisogni.

Delegare a un’azienda di traslochi

Ebbene sì, le attività sono tante, forse un po’ troppe, soprattutto nell’eventualità non si abbia troppo tempo per traslocare, o in caso la mole di lavoro non permetta di fare tutto da soli, in particolare quando l’azienda ha più di dieci dipendenti.
Per questo, rivolgersi a un’azienda per il trasloco dell’ufficio può essere una soluzione vincente. Ma quali sono gli step da seguire?

  • Decidi quando vuoi traslocare, e contatta per tempo l’azienda, anche con un anticipo di un paio di mesi. Questo ti consentirà di accordarti per quanto riguarda le tue necessità e darà modo alla ditta di organizzare materiali e strumenti affinché tutte le procedure vengano svolte nel migliore dei modi, soprattutto in caso vi siano da traslocare documenti importanti o beni preziosi.
  • Il dialogo è importante: le ditte di traslochi sanno ascoltare le esigenze! Per questo, fai una lista delle necessità materiali e delle tue tempistiche.
  • Una volta che la ditta avrà cominciato le operazioni di trasloco, ricorda di occuparti delle faccende burocratiche e delle utenze.
  • Goditi il trasferimento senza pensieri!

Argeo Villa è la ditta di traslochi, a Genova, che può fare al caso tuo, se intendi traslocare – in Italia o all’estero! – il tuo ufficio. Puoi contattarci per un preventivo gratuito, o per conoscere le modalità e per parlare delle tue necessità.
Perché siamo convinti che un trasloco debba essere svolto in piena serenità, per ricominciare un nuovo anno lavorativo (o una nuova attività) nel migliore dei modi!